sales@itmegastar.com
+7 (923) 252-33-23
X5 GroupПортал командировок для X5 Group
X5 Group — ведущая продуктовая розничная компания России, управляющая торговыми сетями «Пятёрочка», «Перекрёсток» и «Чижик», а также цифровыми сервисами. Десяткам тысяч сотрудников компании регулярно приходится оформлять командировки. Руководство поставило задачу резко сократить затраты на согласование командировок и обработку командировочных документов. Готовые решения не подходили: при таком числе пользователей пришлось бы покупать лицензию на каждого.
Контекст проекта
Заявки на командировки и авансовые отчёты обрабатывались вручную: бумажные документы требовали визирования, печати и перемещения, реестры travel-агентств сверялись вручную, а незакрытые авансовые отчёты увеличивали дебиторскую задолженность. Главная сложность в том, что вместе с новым техническим решением нужно было внедрить и новые бизнес-процессы. Поэтому до нас запустить портал не удалось четырём командам.
Ключевые вызовы
- Десятки тысяч пользователей в нескольких юрлицах
- Новый бизнес-процесс одновременно с новой системой
- Многоуровневое согласование и замещение согласующих
- Юридически значимый документооборот с электронной подписью
- Хранение бумажных отчётов с подтверждающими документами в течение 5 лет
Восемь ролей — одна система
Разработанная нами система поддерживает работу восьми ролей процесса. У каждой свой интерфейс, права доступа и зона ответственности:
Стек проекта
Что было реализовано
Команда ItMegastar взяла на себя архитектуру, проектирование процесса, разработку и запуск портала:
- Лидерство в разработке отказоустойчивой архитектуры
- Встраивание портала в IT-ландшафт компании
- Схемы обмена данными с десятками внутренних сервисов и подрядчиков
- Единая авторизация с личным кабинетом сотрудника
- Интеграции с SAP HR, SAP ERP и travel-агентством
- Процесс от заявки сотрудника до обработки бухгалтерских документов
- Электронная заявка и многоуровневое согласование
- Служебные записки, изменения и отмена командировки
- Замещение согласующих и подписантов
- Статусы и уведомления на каждом шаге
- Подписание приказов и маршрутных листов электронной подписью
- Режим бумажного оформления для сотрудников без ЭП
- Передача документов в кадровый и финансовый архивы
- Отказ от бумажного хранения в коммерческом архиве
- Автоматическое создание командировки у travel-агентства
- Синхронизация профилей сотрудников из SAP HR
- Авансовый отчёт по данным travel-агентства
- Автоматическое отражение в бухучёте SAP ERP
- Приёмка отчётов бухгалтером по критериям проверки
- Оформление командировок за сотрудников подразделения
- Массовое создание заявок из шаблона XLSX
- Массовое согласование заявок руководителями
- Массовое подписание приказов HR-службой
- Микросервисная архитектура: основной, интеграционные и вспомогательные сервисы
- Пользовательские инструкции для всех ролей
- Помощь в обучении пользователей
- Передача на поддержку внутренней команде сопровождения
Результаты сотрудничества
Для бизнеса
- Запуск портала, с которым до нас не справились четыре команды
- Согласование командировок и проверка авансовых отчётов — за несколько дней
- Минимум ручных операций в процессе
- Переход на ЭДО с электронной подписью
- Быстрое оформление командировок и авансовых отчётов
Для сотрудников
- Командировка в несколько кликов из личного кабинета
- Услуги travel-агентства без повторного ввода данных
- Прозрачные статусы и уведомления
- Авансовый отчёт по готовым данным
X5 Group получила собственный портал командировок для десятков тысяч сотрудников без лицензий на каждого пользователя: от заявки до отражения в бухучёте весь процесс проходит в электронном виде. Согласование командировок, сдача и проверка авансовых отчётов теперь занимают несколько дней.